Denk bij BHV-documenten aan het BHV-plan, het ontruimingsplan, plattegronden, belangrijke telefoonnummers, controlelijsten en instructies voor de bedrijfshulpverlening.
Kies binnen het bedrijf een vaste en herkenbare plaats voor de belangrijkste documenten. Een centrale BHV-post of BHV-kast kan daarvoor een praktische oplossing zijn. Daarnaast kan een digitale versie worden bewaard voor beheer en dagelijks gebruik.
Praktische oplossing: een BHV-map in de BHV-kast
Heeft uw organisatie een centrale BHV-kast? Reserveer daarin dan een vaste plaats voor een duidelijk herkenbare map of ordner met belangrijke documenten. BHV'ers weten dan waar zij de informatie kunnen vinden en de documenten blijven overzichtelijk bij elkaar.
Een BHV-kast kan daarnaast worden gebruikt voor andere materialen die u op een centrale plaats wilt bewaren. Welke materialen daarin thuishoren, hangt af van de organisatie, de aanwezige risico's en de inrichting van de bedrijfshulpverlening.
Welke documenten bewaar je in een BHV-map?
Welke informatie nodig is, verschilt per organisatie. Voor een praktische BHV-map kunt u bijvoorbeeld denken aan:
- het BHV-plan en/of ontruimingsplan;
- actuele plattegronden en informatie over vluchtwegen;
- gegevens over verzamelplaatsen;
- belangrijke interne en externe telefoonnummers;
- taakverdeling en relevante instructies voor BHV'ers;
- controle- en onderhoudsgegevens van veiligheidsmiddelen;
- formulieren voor controles, oefeningen of incidentregistratie.
Niet ieder document hoeft voortdurend op papier beschikbaar te zijn. Bepaal vooral welke informatie tijdens een incident direct nodig kan zijn en welke administratie voornamelijk wordt gebruikt voor beheer, controle en voorbereiding.
Waarom ook belangrijke BHV-documenten op papier bewaren?
Digitale opslag is praktisch voor het beheren en actualiseren van documenten. Denk bijvoorbeeld aan een gedeelde bedrijfsomgeving, intranet of een centrale digitale map waartoe de betrokken medewerkers toegang hebben.
Toch is het verstandig om voor belangrijke informatie niet volledig afhankelijk te zijn van digitale systemen. Bij een stroomstoring, netwerkprobleem of andere storing kan een computer of online omgeving tijdelijk niet bereikbaar zijn. Een actuele fysieke set met de belangrijkste informatie kan daarom een nuttige aanvulling zijn.
Wat is een geschikte plaats voor BHV-documenten?
Kies bij voorkeur een centrale, herkenbare en goed bereikbare plaats. Welke plek het meest geschikt is, hangt af van het gebouw en de manier waarop de bedrijfshulpverlening is georganiseerd.
- BHV-kast of BHV-post: een herkenbare centrale plaats voor een BHV-map en andere hulpmiddelen.
- Receptie of centrale balie: praktisch wanneer deze tijdens openingstijden bezet is en onderdeel vormt van de BHV-organisatie.
- Centraal veiligheidspunt: een afgesproken plaats waar BHV-materialen en belangrijke informatie bij elkaar worden bewaard.
- Digitale bedrijfsomgeving: geschikt voor het beheren van actuele documenten en het beschikbaar stellen daarvan aan medewerkers.
Let op bij een afsluitbare BHV-kast
Een afsluitbare BHV-kast kan materialen en documenten netjes bij elkaar houden. Spreek dan wel af wie toegang heeft en waar een sleutel beschikbaar is. Informatie of hulpmiddelen die tijdens een incident snel nodig zijn, moeten ook daadwerkelijk bereikbaar zijn.
Plattegronden niet alleen in een map bewaren
Een exemplaar van een plattegrond in de BHV-map kan handig zijn voor de bedrijfshulpverlening. Informatie over vluchtroutes, nooduitgangen en andere veiligheidsvoorzieningen kan daarnaast op daarvoor geschikte plaatsen in het gebouw zichtbaar worden gemaakt.
De documenten in een BHV-kast zijn daarmee onderdeel van de veiligheidsorganisatie, maar vervangen niet automatisch de veiligheidsaanduidingen en informatie die elders in het gebouw nodig zijn.
Houd de informatie actueel
Een goed opgeborgen BHV-map heeft weinig waarde wanneer de inhoud verouderd is. Controleer de documenten daarom periodiek en ook wanneer er belangrijke veranderingen plaatsvinden binnen het gebouw of de organisatie.
Denk bijvoorbeeld aan een gewijzigde indeling van het pand, andere vluchtwegen, nieuwe telefoonnummers, veranderingen in de BHV-organisatie of nieuwe veiligheidsmiddelen.
Een herkenbaar centraal veiligheidspunt
Een BHV-kast kan meer zijn dan alleen een opbergkast. Door belangrijke documenten en relevante BHV-materialen op een vaste plaats samen te brengen, ontstaat een herkenbaar centraal veiligheidspunt binnen de organisatie.
Wilt u ook bekijken welke hulpmiddelen praktisch kunnen zijn voor de bedrijfshulpverlening? Bekijk dan onze BHV-materialen en uitrusting.
